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加快高校后勤信息化建设 推进后勤和谐发展--张强 北京师范大学

发布日期: 2010-12-09

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加快高校后勤信息化建设推进后勤和谐发展
张强??
(北京师范大学后勤管理处,100875)
? :信息化建设已成为各高校后勤管理的重要手段。随着高校的不断发展,后勤管理和服务也迫切需要升级。信息化管理正好适应了这一需求,于是高校后勤信息化管理孕育而生。随着高校后勤改革的深入,信息化建设取得初步成效,但是全面实现后勤信息化管理还需时日。本文在多年的高校信息化建设的经验好大量调研的基础上,着重论述了今后高校后勤信息化建设的总体思路和实践经验,指出了当下高校后勤信息化建设中存在的若干问题,并根据实际的建设情况提出了信息化建设应遵循的标准和要求,在推进后勤和谐发展的道路上,迈出了重要的一步。
:后勤信息化? ?信息化管理?? ?信息化管理标准
在高等学校中,后勤肩负着为学校教学科学研究服务,为广大师生员工服务,的重任,高校现代化的过程必然要求后勤信息化,以提高后勤的管理水平和服务水平,为高校提供高质量的后勤保障。近年来高校后勤经过社会化改革,工作水平有了提高,体制和运行机制也有了显着的变革,只有通过不断的深化和管理创新才能继续巩固和发展后勤社会化改革的成果,而依靠的重要手段就是信息化管理。
后勤工作的一个特点就是管理着一个小社会。工作门类多、分布地域广、工作繁杂细致。如何能及时掌握情况发现问题并处理好,在不增加人力资本的情况下解决问题,信息化是最佳解决办法。有效利用信息手段可以使后勤领导及时掌握下属各个部门的工作状况、各校区的情况。过去食堂日收支状况很难做到日清日结,需要花费人力物力。利用信息手段后,可以轻松实现日结;过去后勤的库房由于储存物品种类繁多,每天各种物品频繁进出。存量盘点的不及时性导致有些物品霉变造成极大浪费和经济损失。信息化管理后,可以彻底改变这种状况,哪种物品的存量轻点鼠标就可以知道,且有低限报警功能。后勤管理信息化可以节约人力物力,大大提高后勤工作的经济效益和效率。后勤工作的服务对象有两个特点:其一是人数多,师生员工少则几千,多则几万;其二是服务对象的素质高。自然要求也高。后勤工作如何能够让广大教职员工认可满意,这是一个难题。俗话说众口难调。后勤信息化管理可以很好的解决这个难题。信息化管理以后,广大群众可以通过互联网了解后勤所有服务项目。包括传统服务项目:如水电的报修等, 通过信息管理平台可以增加许多新项目:如师生足不出户就可以在网上定餐、超市配送服务等,且可以实现24小时全天候的服务。后勤人性化方便快捷的服务,必定使顾客满意。
后勤信息化必需以后勤管理工作规范化和程序化为前提。这样一来可以大大提高后勤工作的管理水平,二来使后勤领导班子可以及时准确掌握后勤各部门统计资料和报表加强与各部门及职工交流,摸索工作规律科学决策奠定了坚实的基础。信息化管理对后勤职工的素质提出了更高的要求,信息化过程也是职工队伍综合素质提高的过程。后勤信息管理平台可以大大加强与外部的联系。各种统计报表可以快速送到上级有关部门,可以加强与兄弟院校信息交流与合作。这些会扩大后勤在社会上的影响,使后勤在学校内部和外部树立良好形象。
总而言之,后勤信息管理平台既是高等学校提高办学水平的客观要求,也是后勤事业发展的必然选择。我们要充分认识到后勤信息化的必要性和紧迫性,抓紧当前有利时机,因地制宜、全面规划努力推进。
随着高校逐年的扩招,学生人数越来越多,对后勤服务保障要求也越来越高。与此同时,校区基础设施也在不断增加,管理服务内容和范围也在不断扩大,校区分散,部门众多。这就要求我们提供服务保障的管理方法和模式也要适应这一新形式的变化。提高后勤队伍素质建设和服务意识,以保证教学科研、学生和教职员工的正常活动。
教育部2007年数字显示高校平均每年新生以8.3%的速度递增,今后几年扩招速度仍将保持在6%左右;基础设施以15%的速度递增,在加上高校间的合并和校区的不断扩大,我们后勤在管理的规模和内容上是以积数形式增长。在进入数字和网络时代后,人们的思想观念和意识也在不断更新,尤其是企业运做和管理模式也在发生着巨大的变化。以现代企业管理制度为模型,充分利用网络和信息资源已经成为市场化运作的必然。
北京高校后勤信息化建设情况总体来讲分为三类:一类是已全面建设数字化后勤如:中国公安大学、北京交通大学、中国政法大学、中国地质大学、中央民族大学等为代表的高校占北京全部学校的26%,此类学校建设后在后勤的规范化管理、杜绝不安全隐患和后勤整体对师生的服务质量、效果上都达到了一个新的高度,也取得了学校领导的高度认可;第二类是部分实施后勤信息化建设的学校如:清华大学、北京航空航天大学、北京理工大学、中国人民大学等为代表的占北京全部学校的48.5%,此类学校目前都正积极地逐步实现后勤信息化建设,正所谓整体规划分步实施策略,稳扎稳打做一块使用一块见效一块,效果也很明显;第三类是刚刚起步或还没有整体规划,处于信息化自我摸索过程中。此类学校后勤占北京全部学校的26.5%,此类学校后勤管理较薄弱,问题较多。
随着社会环境、市场环境的变化,高校后勤市场不断被外界竞争机制渗透,这就要求我们后勤人要有忧患意识。由原来的不计成本到开始计算成本、由原来的不讲效率到现在必须讲效益(效率和收益)实现观念上的转变。
正如每所高校都有自己的优势一样,其本身也都存在着这样或那样的不足。笔者从近8年多的调研与跟踪情况中,收集归纳了如下内建管理尚待解决的问题:
决策层的分工容易说清,管理层的分工也可以制定,各部门班组岗位的职责应细化。在调研的很多高校中,我们后勤往往对各级岗位尤其是基层岗位的责、权、利没有明确的规定。有相当一些学校是有职责要求,但没有相应约束与绩效考核指标;监督的方法和措施没有明确。如,维修班组接到报修电话后有时要等很长时间才响应,维修不及时或维修后不久又出现同一问题等;我们的校园环境、保洁个别班组工作很被动,不督不干的现象时有发生。在工作中我们会发现,如果一项工作没有很科学的衡量指标和约束机制,很可能不能执行到位,那么我们制定的计划和目标就很难完成。
我们的监督机制和目标管理中的奖励机制有待完善。要让干好干坏不一个样,这需要建立一套量化工作效果的指标体系。可以通过考核评测管理制度对其工作结果进行评分与其奖金挂钩,并以公示的措施,充分发挥舆论与评议的平台,最终达到岗位自觉管理主动完成目标的效果。
随着我们后勤设施不断增加,各个职能部门中心的资源也在不同程度地扩大。到底我们后勤掌握着多少资源?有哪些资源是在闲置,有多少资源是在浪费我们应该有本帐。目前全国高校后勤资产管理情况很不乐观。
实现后勤资产的保值与增值需要一种行之有效的手段,那就是资产管理系统。首先是要盘清我们有多少资源可以被利用;然后才是盘活资产,利用资源重组创造出其最大价值。
管理的三要素就是人、财、物。对库房物品有效的管理不仅可以降低我们流动资金的占压,保证我们物品或食品的实效性和最优化,同时也是健全管理漏洞防治腐败的关键。在实际工作中很多高校后勤各部门重复设置的库房不仅造成了物品的重复购置,也造成人员成本的增加。有些食品因为长期没有领用而导致过期,浪费严重。
库房管理的方法很多,成功经验也很多。我们在库房的设置和调配上建立一个合理的机制很重要,有的学校是因为觉得整合麻烦,有的是因为考虑到人的因素,甚至还有些是考虑到局部小利益等情况,导致上述问题的出现。库房管理的规范化正规化是必然也是趋势,早一天完善,早一天见效。
物流采购多数高校都有严格的制度与规定,但对采购后的信息处理与统计分析不足。哪些物品食品在不同季节的采购价格波动较大,如何规避采购风险,降低采购成本;哪些供应商是经过认证,提供的价格和质量服务都有保证等管理都需要进一步完善。
我们后勤的工作效率在最近3年中已经有了明显的改善。很多学校后勤都建立了自己的公文流转方式,从纸文件传递到网络传递的变化。
后勤办公效率直接影响到了服务对象学生和教学的各个环节。如:学生提出的意见问题是否可以迅速响应、教学生活设施的故障排除、后勤各个部门协同办公的能力、各项决策数据的统计分析和及时性等等,都决定了我们后勤工作的整体效果。由于中心内的部门和班组较多,各部门上报数据周期过长。层层手工汇总和电话上报必然会造成差错率或因当事人不在而造成的延误问题。有时统计核算标准不够规范,也导致效率较低。这就造成我们对问题的判断反映“迟钝”。再如我们的审批流程,某个领导不在,就要等。既耽误时间又耽误事。这些都是我们目前后勤比较普遍的问题。
在这方面,北京一些高校的做法值得我们借鉴,在北京航空航天大学后勤集团牛总的办公桌上,我们只看到了一台电脑。下属7个公司(各职能中心先后成立了独立公司)3个管理部,运营情况和财务情况一目了然。而且可以远程登陆解决问题。尤其是学生公寓管理系统,将各个分校区、楼宇分布、楼层房间情况以视图形式跃然展现清晰直观。让各级操作管理者身临现场一般,十分便捷。北航副总冯文光介绍,使用了这套公寓管理系统后,员工操作的大量培训工作都可以简化了,因为操作变成了可视化。每个人的工作只要按照系统指引基本就能够圆满完成。岗位绩效考核又再一次的起到了监督作用,工作绩效整体达标情况明显提高。
就象每个部门都有分工一样,每个部门也都会产生成本和创造其应有的价值(贡献率)。那么,如何进行及时有效的核算和目标量化管理才更科学合理是我们探讨的关键。目前,我们后勤各部门核算方法和标准不规范。
ISO9001管理质量体系标准中只是对过程进行了规范管理,每所学校的考量也都各不相同。主要包括人工、消耗(水、电、气等)、各项支出成本、维修成本、其他摊销费用和收入情况等;通过对中心班组各项费用的核算外,对目标管理考核评估量化的加权平均与监督部门和主管领导对其评估的综合计算才产生部门绩效(贡献率)。这将有利于对部门绩效的核定管理。其数据来源将依赖各信息点的上传,系统平台将做自动汇总分析得出结论。
用定量分析法,将成本变化、收益率以图表形式分析出各项指标执行情况及进度情况,以做好风险规避和动态调整。以便预测下一个周期增长率数值,制定出相对准确的收支指标。各部门相关数据的收集,依靠系统将做自动得出分析报告。
集团信息化模式是当前较为科学的一种管理手段,数字化建设从全局出发,综合规划设计出后勤整体信息化管理模型,不仅在规范标准上统一考虑,也在数据分析处理上充分挖掘,形成资源共享,优势互补的集团运行模式,使得集团下属各个职能部门充分发挥各自的优势,不仅降低了运行成本也大大提高了整体协同运行的效率。同时,在具体实施过程中也可以采取分步实施的方法循序渐进地有效推进。
2.2对现状的归纳与总结
后勤管理工作主要是为师生提供一个良好的工作、学习生活环境,为学院的正常运转提供强有力的后勤保障。为此,后勤工作必须作到主动、及时、服务周到、管理规范,切实完成好学院的各项要求。
原有的后勤管理模式和手段已经不能满足师生对后勤服务和管理的要求。树立科学发展观,创建科学管理机制,建立后勤管理信息平台,以管理育人、服务育人、环境育人为根本宗旨,发扬创新、诚信、务实的后勤精神,稳步推进后勤改革,提高后勤服务育人能力是后勤改革的关键。后勤无小事,后勤职工服务水平的高低、服务质量的优劣,直接影响到学生个人素质的提高。后勤管理要以提高服务育人能力为己任,通过长期的队伍建设、制度建设、后勤文化建设和信息管理建设,使后勤管理服务工作逐步走向科学化、规范化、制度化,为创建和谐校园要做出不懈的努力。
目前,我们的学生和老师在社会大背景下,对生活服务、环境服务、饮食服务等相应的配套服务要求都在不断提高。原有的后勤管理服务体制已经远远不能满足师生对新的需求服务的满足,这就要求我们后勤在服务方式,体制和形式上要有变革和突破。
后勤管理信息化就是在这种要求下衍生出来的。如我们可以通过网络服务实现网上报修服务,方便了师生在最短的时间内解决关系到切身利益的维修服务,及时便捷;又如我们通过学生超市的网络购物管理,不仅把商品与学生生活拉近,而且还提供了学生勤工俭学送货上门的服务;再如我们的包裹邮件的邮条服务,可以让我们的师生在第一时间随时收取邮包;再如网络订票,订餐等等服务项目使学生感觉到服务关怀就在身边,最大程度地满足师生的需求和贴近式服务的要求。
通过信息管理平台可以开通问题意见与沟通反馈的互动渠道,将问题解决在萌芽状态,把学生老师对后勤的意见和建议收集并传递给相关部门,建立及时高效的预警机制,使后勤相关部门可以随时掌握师生的情况。
?这样的长效机制只有通过信息管理平台来完成。
众所周知,学生宿舍先进集体的评选,包括卫生评比、文明宿舍评比、晚归学生统计、违纪学生跟踪、访客记录等等诸多的管理项目,而这些管理措施都离不开利用信息手段的实现。
我们的宿管员每天早晨都可以检索查询到昨晚晚归和未归学生并及时通知学生所在院系,以最快的方式与学生沟通交流及早发现并解决可能出现的问题。学生家长来访查找时,可以通过信息化管理手段随时查出任何一名学生所住楼号、层号、房间和床位信息,及时准确方便。通过先进宿舍的评比管理可以对问题宿舍进行统计分析,找到问题学生并加以帮助教育,起到管理育人的目的。
素质教育需要在多方面提升学生的素质,课外生活中的管理与矫正都是育人必要的延伸。本着环境育人的思想,结合信息化管理的手段营造立体的、多层次的参与性系统空间。
全国高校后勤的信息化建设整体情况还是非常薄弱,在近两年多的电话记录资料整理中发现,03年和04年电话咨询有关高校后勤信息化建设相关内容的不足160通,05年全年接到全国各类高校咨询电话235通,增加了46%07年截止到暑假放假前已经接到咨询电话210通,到07年底突破了400通,比06年多增加110%,这说明了什么?说明了我们后勤对内部管理有了新的认识和要求。需求是迫切的。我们在一些省内的高校调查中发现,他们对如何有效利用信息手段进行有效的管理也在不同程度地进行着探索,这是非常有益的常识,并且也在想办法部分实现信息管理中尝到了一些甜头。但是如何使后勤在一个整体的框架下进行信息化建设经验还不足。据不完全统计,各个省在实现信息手段管理上综合情况是,上海有11%左右的高校部分实现了局部软件管理,浙江8%、山东6%、陕西4%、河北4%07年北京高校后勤信息化管理实现35.5%,到08年底北京将达到48.5%左右的使用程度。
3.1数字化后勤建设的指导思想
为进一步加快全国高校后勤信息化建设步伐,推动信息技术在组织工作各个方面的广泛应用,提升组织工作的信息化水平,根据全国组织系统信息化工作会议,中央组织部《关于进一步加强组织系统信息化工作的意见》和中国高校后勤管理分会关于信息化工作的有关精神,明确了当前和今后一个时期全市高校后勤信息化建设的指导思想、总体目标、主要任务和具体措施。明确今后5年全国高校后勤系统信息化建设,要按照统筹规划、服务大局、因校制宜、分步实施,以用促建,安全保密的基本原则,明确提出了推进后勤信息化建设需要重点把握的几个问题:
???????? 后勤信息化建设要与强化后勤实体的基础管理相结合
???????? 后勤信息化建设要与数字化校园相结合
???????? 后勤信息化建设要与引进先进的管理理念相结合
???????? 后勤信息化建设要坚持从后勤实体的实际出发,统筹规划,突出重点,因校制宜
中国高教后勤分会充分认识到后勤信息化建设对提高高校后勤实体整体运转效率和核心竞争力的重要作用,以及高校后勤实体基础管理的不足与差距,把信息化规划列为五年发展规划的一项重要工作来抓并设立专项课题进行研究。
3.3数字化后勤的标准化与规范化建设
为了避免新的信息孤岛的出现,在数字化后勤建设过程中应遵循建设的统一标准和行业规范要求,形成一整套信息技术统一规范的数字化后勤技术标准,以确保后勤信息平台体系能够达到稳定、安全、可扩展、可移植和智能的指标要求。这些标准的建立和执行,是后勤信息化建设避免重复投资、加速信息流通、实现信息授权共享、取得最大效益的基本前提和基础。高校后勤信息管理系统应遵循标准和要求应该符合:
3.3.1数字化后勤管理平台建设应遵循的体系标准
3.3.1.1?????? 应符合国家6部委联合下发的关于《中国高等教育后勤社会化工作规范》的基本要求和规定;
3.3.1.2?????? 应符合教育部下发的关于《教育信息管理技术标准》的技术规范要求;
3.3.1.3?????? 应符合信息产业部下发的关于《国家信息管理软件技术规范标准》的要求与规范;
3.3.1.4?????? 后勤信息管理体系应符合并参照《ISO9001-2001国际质量管理体系》关键点管理的细节规定;
3.3.1.5?????? 应符合各省市关于《各省市高校标准化公寓验收评估标准》的有关规定;
3.3.1.6?????? 应符合各省市关于《各省市高校标准化食堂验收评估标准》的有关规定;
3.3.1.7?????? 后勤餐饮管理子系统应符合《卫生部食品量化分级管理》的有关规定;
3.3.1.8?????? 后勤餐饮管理子系统应符合《HACCP食品安全管理》的有关食品加工环节管理和规定;
3.3.1.9?????? 不断总结并形成多所高校后勤在管理实践过程中的经验积累并对其进行合理性的优化;
3.3.1.10?? ?现代企业管理模式和市场运行规律
3.3.2依托后勤专业技术队伍建设
数字化后勤平台建设是一项系统庞大的工程,它涉及到后勤相关业务的标准与规范;多学科专业技术与标准;信息安全与集成。所以,不是简单几个人就能完成的系统工程。首先应该聘请后勤资深专家作为顾问,分别负责改革进程中的标准评估;聘请三标认证专家作为信息化与标准化结合的评测工作和指导工作;并且依托专业技术队伍,有规范管理的单位进行协同规划建设,才可能建设出适应我们后勤实际应用的科学的管理体系。同时,避免了学校的重复投资和耗长的建设周期。
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